การประมวลผลข้อมูล คือ การนำข้อมูล ที่เก็บรวบรวมได้มาผ่านกระบวนการต่าง ๆ เพื่อแปรสภาพข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบที่ต้องการ เช่น การเปรียบเทียบ การจัดกลุ่ม การเรียงลำดับ
ขั้นตอนการประมวลผลข้อมูล แบ่งออกเป็น 3 ขั้นตอน ดังนี้
1. ขั้นเตรียมข้อมูล (Input) : การตรวจสอบแก้ไขข้อมูล , การแยกประเภทข้อมูล , การบันทึกข้อมูลลงสื่อ
2. ขั้นการประมวลผล (Processing) : การคำนวณ , การเรียงลำดับข้อมูล , การดึงข้อมูลมาใช้ , การรวมข้อมูล
3. ขั้นการแสดงผลลัพธ์ (Output) : ผลสรุปรายงาน
สิ่งที่ต้องคำนึงถึงในการรวบรวมข้อมูล
1. ความถูกต้อง (accuracy) ข้อมูลทั้งเชิงปริมาณและเชิงคุณภาพต้องมีความถูกต้อง เช่น ข้อมูลคะแนนสอบเพื่อประเมินผลการเรียนต้องมีความถูกต้อง
2. ความทันสมัย (timeliness) ข้อมูลจะใช้งานได้ต้องอยู่บนพื้นฐานของช่วงเวลาที่เหมาะสม เพื่อให้สอดคล้องกับสถานการณ์การใช้ประโยชน์จากข้อมูล เช่น ข้อมูลน้ำหนักและส่วนสูงของนักเรียนเมื่อ 2 ปีที่แล้วไม่สามารถนำมาประมวลผลพิจารณาการเติบโตของนักเรียนในปัจจุบันได้
