การประมวลผลข้อมูลให้เป็นสารสนเทศ หมายถึง การนำข้อมูลที่เก็บไว้อย่างมีระบบ มาทำการวิเคราะห์ สรุปด้วยวิธีการต่างๆ ให้อยู่ในรูปแบบที่มีความสัมพันธ์กัน มีความหมายและมีวัตถุประสงค์ในการใช้งานอย่างใดอย่างหนึ่ง
สารสนเทศ (Information) หมายถึง ข้อมูลต่าง ๆ ที่ได้ผ่านการเปลี่ยนแปลงหรือมีการประมวลผลหรือวิเคราะห์สรุปผลด้วยวิธีการต่าง ๆแล้วเก็บรวบรวมไว้ เพื่อนำมาใช้ประโยชน์ตามต้องการการประมวล เป็นการนำข้อมูลจากแหล่งต่าง ๆ ที่เก็บรวบรวมไว้มาผ่านกระบวนการต่าง ๆเพื่อแปรสภาพข้อมูลให้เป็นระบบและอยู่ในรูปแบบที่ต้องการ
ซอฟต์แวร์จัดการข้อมูล
ซอฟต์แวร์ (Software) หมายถึง โปรแกรมหรือชุดคำสั่งที่ใช้สั่งงานให้คอมพิวเตอร์ทำงาน เปรียบเสมือนตัวกลางที่นำพาผู้ใช้ให้เข้าไปถึงระบบต่าง ๆ ที่หลากหลายของอุปกรณ์ ดังนั้นซอฟต์แวร์จึงเป็นสิ่งที่จำเป็นและมีความสำคัญมาก และเป็นส่วนประกอบหนึ่งที่ทำให้ระบบสารสนเทศเป็นไปได้ตามที่ต้องการ
ซอฟต์แวร์หรือโปรแกรมคอมพิวเตอร์เป็นองค์ประกอบที่สำคัญประการที่สอง ซึ่งก็คือลำดับขั้นตอนของคำสั่งที่จะสั่งงาน เพื่อประมวลผลข้อมูลให้ได้ผลลัพธ์ตามต้องการของการใช้งาน ในปัจจุบันมีซอฟต์แวร์ระบบปฏิบัติงาน ซอฟต์แวร์ควบคุมการทำงาน ซอฟต์แวร์สำเร็จ และซอฟต์แวร์ประยุกต์สำหรับงานต่างๆ ปัจจุบันซอฟต์แวร์มีลักษณะการใช้งานที่ง่ายขึ้น โดยมีรูปแบบการติดต่อที่สื่อความหมายให้เข้าใจง่าย
1. ซอฟต์แวร์ประมวลผลคำ (Word Processor) ใช้สำหรับสร้าง แก้ไข และจัดรูปแบบเอกสาร ซึ่งเอกสารอาจเป็นจดหมาย บันทึกข้อความ รายงาน บทความ ประวัติย่อ และยังสามารถตรวจสอบ ทบทวน แก้ไข ปรับปรุงความถูกต้องในการพิมพ์เอกสารได้อย่างง่ายดาย เช่น Google Docs และ Microsoft Word
2. ซอฟต์แวร์สร้างฟอร์ม (form) ใช้สำหรับสร้างแบบสำรวจ/แบบสอบถามเพื่อรวบรวมข้อมูล โดยคำถามที่กำหนดในแบบสำรวจอาจเป็นได้ทั้งคำถามปลายเปิดและปลายปิด เช่น คำถามที่กำหนดรายการคำตอบให้เป็นทางเลือก คำถามแบบจัดลำดับความสำคัญหรือคำถามแบบเติมคำตอบสั้นๆ ตัวอย่างซอฟต์แวร์ตารางทำงาน เช่น Google Form
3. ซอฟต์แวร์ตารางทำงาน (Spreadsheet) ใช้สำหรับสร้างแบบแก้ไขตารางทำงาน รวมถึงการประมวลผลข้อมูลในตาราง คำสั่งในการประมวลผล เช่น การหาค่ามากที่สุด/น้อยที่สุด การหาค่าเฉลี่ย การนับความถี่ และแสดงผลการเปรียบเทียบข้อมูลในรูปแผนภูมิ ตัวอย่างซอฟต์แวร์ตารางทำงาน เช่น Google Sheets และ Microsoft Excel
4. ซอฟต์แวร์นำเสนอ (Presentation) ใช้สำหรับสร้าง แก้ไข ตกแต่งแฟ้มนำเสนองาน เช่น Google Slides และ Microsoft PowerPoint
อ้างอิง
เรือนไทย “การประมวลผลข้อมูลให้เป็นสารสนเทศ” สืบค้นจากเว็บไซต์ http://oknation.nationtv.tv/blog/hotsummer/2008/11/14/entry-1 เมื่อวันที่ 3 มกราคม 2563
วริณศิญา พงษ์เกษ “ข้อมูลและการประมวลผล” สืบค้นจากเว็บไซต์ http://krupicnic.patum.ac.th/home/bth-thi-3-khxmul-laea-kar-pramwl-phl เมื่อวันที่ 3 มกราคม 2563
