การจัดการฐานข้อมูลด้วย Microsoft Excel

0
879

ฐานข้อมูล

ฐานข้อมูล คือกลุ่มของข้อมูลที่มีความสัมพันธ์กัน นำมาเก็บรวบรวมเข้าไว้ด้วยกันอย่างมีระบบ และข้อมูลที่ประกอบกันนั้น จะต้องตรงตามวัตถุประสงค์ของการใช้งาน เช่น ข้อมูลการให้บริการของฝ่ายทะเบียนนักเรียน ซึ่งฐานข้อมูลที่ดีนั้น จะต้องเรียกใช้ข้อมูลได้สะดวก เรคคอร์ดไม่ซ้ำซ้อนกัน และสามารถนำไปใช้งานอื่นต่อไปได้ เช่น การนำเสนอข้อมูลเพื่อประกอบการพิจารณา เป็นต้น 

ฐานข้อมูลเปรียบเสมือนตู้เก็บเอกสาร ซึ่งคือ Hard Disk ของคอมพิวเตอร์ ฯลฯ ในตู้เอกสารจะมีแฟ้ม เอกสารเก็บแยกข้อมูลแต่ละเรื่องไว้ ซึ่งก็คือแฟ้มข้อมูล (file) นั่นเอง แต่ละแฟ้มข้อมูลอาจมีความเกี่ยวข้องกันหรือไม่เกี่ยวข้องก็ได้ ในแฟ้มจะประกอบไปด้วย รายการของข้อมูล (record) มากมาย ซึ่งแต่ละเรคคอร์ดจะประกอบไปด้วยเขตข้อมูล (field) ต่างๆ สรุปได้เป็นภาพดังนี้


การสร้างแฟ้มข้อมูล

ในการสร้างแฟ้มข้อมูลต้องทราบความต้องการในการใช้ประโยชน์จากข้อมูลนั้นก่อน เพื่อการกำหนดขอบเขตของข้อมูลอย่างครอบคลุม ในการกรอกข้อมูลแต่ละรายการจะต้องมีความถูกต้องแม่นยำ ข้อมูลในเขตข้อมูล (field) เดียวกันเป็นข้อมูลประเภทเดียวกัน และไม่ควรให้ชื่อ Field ซ้ำกัน 


พื้นฐานเกี่ยวกับระบบฐานข้อมูล

1. บิต (Bit) หมายถึง หน่วยของข้อมูลที่มีขนาดเล็กที่สุด เป็นข้อมูลที่มีการจัดเก็บในลักษณะของ เลขฐานสอง คือ 0 กับ 1 

2. ไบต์ (Byte) หมายถึง หน่วยของข้อมูลที่เกิดจากการนําบิตมารวมกันเป็นตัวอักขระหรือ ตัวอักษร (Character)

3. ฟิลด์ (Field) หมายถึง เขตข้อมูล หรือหน่วยของข้อมูลที่ประกอบขึ้นจากไบต์หรือตัวอักขระ ตั้งแต่หนึ่งตัวขึ้นไป มารวมกันแล้วได้ความหมายเป็นคํา เป็นข้อความ หรือของสิ่งใดสิ่งหนึ่ง เช่น ชื่อ บุคคล ตำแหน่ง อายุ เป็นต้น 

4. เรคคอร์ด (Record) หมายถึง ระเบียน หรือหน่วยของข้อมูลที่เกิดจาการนำเอาฟิลด์หรือเขตข้อมูลหลายๆ เขตข้อมูลที่เกี่ยวข้องมารวมกัน เพื่อเกิดเป็นรายการข้อมูลเรื่องใดเรื่องหนึ่ง เช่น ข้อมูลของพนักงาน 1 ระเบียน จะประกอบด้วยฟิลด์ รหัสพนักงาน ชื่อ-สกุล ที่อยู่ ตำแหน่ง เงินเดือน เป็นต้น 

5. ไฟล์ (File) หมายถึง แฟ้มข้อมูล หรือหน่วยของข้อมูลที่เกิดจาการนําข้อมูลหลาย ๆ ระเบียน ที่เป็นเรื่องเดียวกัน เช่น แฟ้มข้อมูลพนักงาน แฟ้มข้อมูลลูกค้า แฟ้มข้อมูลสินค้า ฯลฯ ส่วนในระบบ ฐานข้อมูลก็จะมีคำศัพท์ต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องที่ควรรู้จักซึ่งจะกล่าวถึงในลำดับต่อไป 

6. เอนทิตี้ (Entity) หมายถึง ชื่อของสิ่งใดสิ่งหนึ่ง เปรียบเสมือนคํานาม อาจได้แก่ คน สถานที่ สิ่งของ การกระทำซึ่งต้องการจัดเก็บข้อมูลไว้ เช่น เอนทิตี้พนักงาน เอนทิตี้นักเรียน เป็นต้น บางเอนทิตี้อาจไม่มีความหมาย หากปราศจากเอนทิตี้อื่นในฐานข้อมูล เช่น เอนทิตี้ประวัติของนักเรียนจะไม่มีความหมายหากปราศจากเอนทิตี้นักเรียน เพราะจะไม่ทราบว่าเป็นประวัติของนักเรียนคนใด เช่นนี้แล้ว เอนทิตี้ประวัตินักเรียนนับเป็นเอนทิตี้ชนิดอ่อนแอ (Weak Entity) 

7. แอททริบิวต์ (Attribute) หมายถึง รายละเอียดข้อมูลที่แสดงลักษณะและคุณสมบัติของแอททริบิวต์หนึ่ง ๆ เช่น เอนทิตี้สินค้า ประกอบด้วย แอททริบิวต์รหัสสินค้า ประเภทสินค้า ชื่อสินค้า ราคา ต่อหน่วย เป็นต้น บางเอนทิตี้ก็ยังอาจประกอบด้วยข้อมูลหลายส่วน หลายแอททริบิวต์ย่อยมารวมกัน เช่น แอททริบิวต์ที่อยู่นักเรียน ประกอบด้วย บ้านเลขที่ ถนน ตำบล อำเภอ จังหวัด เช่นนี้แล้ว แอททริบิวต์ที่อยู่นักเรียนจึงเรียกว่าเป็น แอททริบิวต์ผสม (CompositeAttribute) บางแอททริบิวต์ก็อาจไม่มีค่าของตัวมันเอง แต่จะสามารถหาค่าได้จากแอททริบิวต์อื่น ๆ เช่น แอททริบิวต์อายุปัจจุบัน อาจคำนวณได้จากแอททริบิวต์วันเกิด ลักษณะเช่นนี้จึงอาจเรียกแอททริบิวต์อายุว่าเป็น แอททริบิวต์ที่แปลค่ามา (Derived Attribute) 


การใช้โปรแกรม Microsoft Excel ในการจัดการฐานข้อมูล 

ในงานฐานข้อมูลที่มีขนาดไม่ใหญ่มากสามารถใช้โปรแกรม Excel จัดการได้ ซึ่งทำงานได้คล่องตัวกว่าโปรแกรมฐานข้อมูลโดยตรง และสามารถถ่ายโอนข้อมูลไปยังโปรแกรมฐานข้อมูลอื่นๆ ได้ด้วย การใช้โปรแกรม Excel มีจุดเด่นอีกอย่างคือใน 1 file ข้อมูลที่สร้างบนWorksheet สามารถสร้าง Sheet ได้มากกว่า 300 sheets ในแต่ละชีทบันทึกได้มากกว่า1,048,000 record (row) แต่ละเรคคอร์ดสามารถกำหนดเขตข้อมูล (field: column) ได้จำนวนมากเป็น factorial ของ A-Z จนถึงคอลัมน์ที่ XFD 

ดังนั้นจะเห็นได้ว่าจำนวนฟิล์ดต่อเรคคอร์ด, จำนวนเรคคอร์ดต่อชีท และจำนวนชีทต่อไฟล์ของ Excel นั้นมีจำนวนมากพอสำหรับผู้ใช้งานทั่วไป นอกจากนั้น Excel ยังมี Function ที่ช่วยในการใช้งานฐานข้อมูลอยู่มากมาย เช่น

– สามารถเรียงลำดับข้อมูลได้ (Sort)

– การค้นหากลั่นกรองข้อมูล (Filter)

– การคำนวณหาผลรวม, ค่าเฉลี่ย, ค่าน้อยสุด – มากสุด, ผลคูณ – หาร เป็นต้น

– การนับจำนวน

– การคำนวณทางสถิติ

และยังจัดรูปแบบรวมถึงพิมพ์รายงานได้ตามต้องการ สามารถดึงข้อมูลไปสร้างกราฟเพื่อทำรายงานได้โดยไม่ต้องสร้างข้อมูลใหม่ 


อ้างอิง

นางสาวรมณีย์ เจริญทรัพย์, “การจัดการฐานข้อมูลโดยใช้โปรแกรม Microsoft Excel”, www3.rdi.ku.ac.th, สืบค้นวันที่ 2 เมษายน 2566

กรมวิชาการเกษตร, “การจัดทำฐานข้อมูลแบบ CSV สำหรับการเชื่อมโยงแลกเปลี่ยนข้อมูล”, www.doa.go.th, สืบค้นวันที่ 2 เมษายน 2566