ลักษณะการนำเสนอที่ดี คุณสมบัติของผู้นำเสนอ

ในยุคปัจจุบัน เมื่อเราพูดถึงการนำเสนอ เรามักจะนึกถึงการพรีเซนงานอะไรสักอย่างที่เป็นทางการ เช่น นำเสนอต่อที่สาธารณะ นำเสนอต่อหัวหน้า นำเสนออาจารย์ หรือนำเสนอสินค้าต่อลูกค้า จริงๆ แล้ว เรานำเสนออยู่ตลอดเวลา ในบทเรียนนี้เป็นการนำเสนอหลักการ และคุณสมบัติของการนำเสนอที่ถูกต้อง

ลักษณะการนำเสนอที่ดี

นอกจากการเลือกรูปแบบของการนำเสนอ ให้ถูกต้องและเหมาะสมแล้ว จะต้องคำนึงถึงลักษณะของการนำเสนอที่จะช่วยให้บรรลุผลตามวัตถุประสงค์ของการนำเสนอด้วย โดยทั่วไปลักษณะของการนำเสนอที่ดีควรมีดังต่อไปนี้

1. มีวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน กล่าวคือ มีความต้องการที่แน่ชัดว่า เสนอเพื่ออะไร โดยไม่ต้องให้ผู้รับรับการนำเสนอต้องถามว่าต้องการให้พิจารณาอะไร

2. มีรูปแบบการนำเสนอเหมาะสม กล่าวคือ มีความกระทัดรัดได้ใจความ เรียงลำดับไม่สนใช้ภาษาเข้าใจง่าย ใช้ตาราง แผนภูมิ แผนภาพ ช่วยให้พิจารณาข้อมูลได้สะดวก

3. เนื้อหาสาระดี กล่าวคือ มีความน่าเชื่อถือ เที่ยงตรง ถูกต้อง สมบูรณ์ครบถ้วน ตรงตามความต้องการ มีข้อมูลที่เป็นปัจจุบันทันสมัย และมีเนื้อหาเพียงพอแก่การพิจารณา

4. มีข้อเสนอที่ดี กล่าวคือ มีข้อเสนอที่สมเหตูสมผล มีข้อพิจารณาเปรียบเทียบ ทางเลือกที่เห็นได้ชัด เสนอแนะแนวทางปฏิบัติที่ชัดเจน   

          

คุณสมบัติของผู้นำเสนอ

ในการนำเสนอด้วยวาจา คุณสมบัติอันเป็นลักษณะประจำตัวของผู้นำเสนอ ถือได้ว่าเป็นส่วนสำคัญของความสำเร็จในการนำเสนอ เพราะคุณสมบัติของผู้นำเสนอจะมีอิทธิพลต่อการโน้นน้าวชักจูงให้เกิดความสนใจ ความไว้วางใจ เชื่อถือ และการยอมรับได้มากเท่ากับหรือมากกว่าเนื้อหาที่นำเสนอ ผู้นำเสนอที่ประสพความสำเร็จส่วนใหญ่  จะมีคุณสมบัติดังต่อไปนี้

1. มีบุคลิกดี

2. มีความรู้อย่างถ่องแท้

3. มีความน่าเชื่อถือไว้วางใจ

4. มีความเชื่อมั่นในตนเอง

5. มีภาพลักษณ์ที่ดี

6. มีน้ำเสียงชัดเจน

7. มีจิตวิทยาโน้นน้าวใจ

8. มีความสามารถในการใช้โสตทัศนอุปกรณ์

9. มีความช่างสังเกต

10. มีไหวพริบปฏิภาณในการคำถามดี

การสร้างงานนำเสนอที่ดีต้องมีแบบแผน ต้องเตรียมการ ใช้ทั้งศาสตร์และศิลป์ เริ่มต้นจากจุดประสงค์ในการนำเสนอ ว่าจะนำเสนอเรื่องอะไร ใครเป็นผู้รับฟัง มีกลุ่มเป้าหมายกี่ท่าน ใช้อุปกรณ์ใดในการนำเสนอ ฯลฯ สิ่งสำคัญที่ขาดไม่ได้คือ ต้องมีระบบตรวจสอบการรับฟังว่าผู้ฟังมีความเข้าใจถูกต้องตรงกับที่เราเสนอ เพียงใด ต่อไปนี้เป็นขั้นตอนการเตรียมงานนำเสนออย่างคร่าวๆ ซึ่งสามารถนำไปใช้ เป็นแนวทางตามความเหมาะสม

เตรียมข้อมูล การเตรียมตัวสำหรับงานนำเสนอ ต้องมีข้อมูลทั้งในส่วนของผู้บรรยายและผู้ฟังบรรยาย ด้านหนึ่งคือต้องหาข้อมูลที่ดีที่สุดเพื่อใช้นำเสนอ เริ่มจากต้องทราบว่าการนำเสนอในครั้งนี้มีจุดประสงค์อะไร ต้องการให้ผู้ฟังทราบอะไรบ้าง ใครเป็นผู้ที่เหมาะสมในการถ่ายทอดสิ่งเหล่านี้ และอีกด้านหนึ่งก็เป็นส่วนสำคัญคือ ต้องทราบว่าผู้ฟังเป็นใคร มีวุฒิภาวะ การศึกษาระดับใด มีความรู้พื้นฐานเกี่ยวกับสิ่งที่จะนำเสนอบ้าง หรือมีความสนในสิ่งนี้หรือไม่ เมื่อทราบวัตถุประสงค์อย่างคร่าวๆ

จัดทำงานนำเสนอ เมื่อมีข้อมูลจนครบถ้วน ก็ให้นำข้อมูลต่างๆ มาสร้างเป็นงาน

ซักซ้อมก่อนนำเสนอจริง เมื่อได้สร้างงานนำเสนอพร้อมกับพิมพ์เอกสารเตรียมไว้แล้ว สิ่งที่ต้องทำต่อไปคือ การซักซ้อมการบรรยาย เพื่อป้องกันการประหม่าขณะอยู่ท่ามกลางสายตาประชาชนจำนวนมาก จุดประสงค์ของการซ้อมก่อนการนำเสนอจริงมีดังนี้คือ ซ้อมเพื่อให้เข้าใจข้อมูลอย่างถ่องแท้ ซ้อมเพื่อลำดับการนำเสนอที่ถูกต้อง ซ้อมเพื่อให้เกิดความมั่นใจ ซ้อมเพื่อหากำหนดเวลาที่แน่นอน

นำเสนอจริง ขณะนำเสนอจริง ผู้บรรยายควรเป็นส่วนเดียวกับผู้ฟัง กล่าวคือควรทำให้บรรยากาศการบรรยายเป็นกันเอง เมื่อเป็นกันเองแล้วเรื่องต่างๆ ก็จะง่าย ผู้บรรยายก็ไม่เกร็ง ผู้ฟังรู้สึกสบาย งานนำเสนอก็จะราบรื่นไปด้วยดี

สุดยอดเทคนิคการนำเสนอ

1. คุณไม่รู้ว่าคุณพูดเรื่องอะไร?

คุณจำเนื้อหาหรือสิ่งที่คุณจะพูดได้ เพราะมันอยู่บนจอแล้ว แต่มีใครบางคนยกมือถามคุณ ความตกใจสับสนเริ่มย่างกรายเข้ามา คุณไม่ได้เตรียมตัวเพื่อตอบคำถามนี้ และสิ่งที่คุณรู้ทั้งหมดคือสิ่งที่อยู่บนสไลด์เท่านั้น

เคล็ดลับข้อที่ 1

ไม่มีสิ่งใดจะลดความน่าเชื่อถือของคุณได้มากเท่ากับการเป็นผู้นำเสนอที่ ไม่รู้รายละเอียดในสิ่งที่คุณต้องพูดอีกแล้ว การรู้จักเรื่องของคุณอย่างดี ทำให้คุณสามารถนำเสนอผลงานได้โดยไม่จำเป็นต้องใช้อุปกรณ์เสริมอย่าง PowerPoint ก็ได้ ใช้เฉพาะคำและประเด็นสำคัญเพื่อให้เกิดความน่าสนใจ และเตรียมพร้อมสำหรับคำถามและคำตอบด้วย

2. อุปกรณ์ไม่ทำงาน

ผู้ฟังนั่งประจำที่ คุณพร้อมที่จะนำเสนอ และทายสิว่าเกิดอะไรขึ้น? โปรเจคเตอร์ไม่ทำงาน และคุณก็ไม่ได้ตรวจสอบมันก่อน

เคล็ดลับข้อที่ 2

ตรวจอุปกรณ์และเครื่องมือทุกอย่าง และอย่าลืมซักซ้อมการนำเสนอของคุณ โดยการใช้โปรเจคเตอร์มาเป็นระยะเวลาหนึ่งก่อนการเริ่มนำเสนอจริง ถ้าเป็นไปได้ ตรวจสอบแสงสว่างและไฟในห้องนำเสนอก่อนถึงเวลา และทำให้มั่นใจว่าคุณรู้วิธีทำให้ไฟสลัว หากห้องนั้นสว่างเกินไป

3. T.M.I. ข้อมูลมากเกินไป

คุณรู้เรื่องราวมากมายเกี่ยวกับหัวข้อที่คุณจะนำเสนอ จึงใส่ข้อมูลมากเกินขนาด (T.M.I. = Too Much Information) จนพูดกระโดดสลับไปสลับมาอย่างเร็วเพื่อบอกเล่าสิ่งที่คุณรู้ทั้งหมด จนผู้ฟังแทบจะฟังไม่ทัน

เคล็ดลับข้อที่ 3

จงใช้เทคนิค K.I.S.S. (Keep It Silly Simple) หรือ “ทำมันให้ง่ายเข้าไว้” เมื่อออกแบบการนำเสนอของคุณ ยึดอยู่กับประเด็นเพียงสามหรืออย่างมากสี่ประเด็น เกี่ยวกับหัวข้อนั้นและอธิบายขยายความ ผู้ฟังน่าจะจับประเด็นได้มากกว่า

4. ผู้ฟังมาเพื่อดูคุณ ไม่ใช่ดูสไลด์

หนึ่งในกลุ่มผู้ฟังพูดว่า มองไม่เห็นสไลด์ที่กำลังนำเสนอ คุณก็บอกผู้ฟังว่าคุณจะอ่านสไลด์ให้ฟัง และก็ดันทำอย่างนั้นไปตลอดการนำเสนอสลับกับการเงยหน้าขึ้นมองสไลด์ แต่ละสไลด์เต็มไปด้วยข้อความที่คุณจะพูดทั้งนั้น แล้วผู้ฟังจะมีคุณไว้ทำไม?

เคล็ดลับข้อที่ 4

สร้างเนื้อหาให้ง่าย ด้วยการใส่หัวข้อย่อย (Bullet) หน้าข้อความสำหรับข้อความสำคัญ จัดให้ข้อความสำคัญที่สุดอยู่ด้านบนของสไลด์เพื่อให้ง่ายต่อการอ่านในแถวถัด มา มุ่งไปที่หัวข้อใดหัวข้อหนึ่ง และไม่ควรใช้หัวข้อย่อยเกินกว่า 4 ข้อต่อหนึ่งสไลด์ และที่สำคัญพูดกับผู้ฟังไม่ใช่พูด (บ่น) กับจอภาพ

5. รูปภาพและกราฟใช้เพื่อเน้นจุดสำคัญเท่านั้น

คุณอาจเดาว่า เดี๋ยวไม่มีใครสังเกตว่าคุณไม่ได้ทำงานวิจัยเพียงพอในประเด็นที่นำเสนอ ถ้าคุณไม่ได้ใส่รูปภาพกับกราฟที่แสนซับซ้อนลงไปเยอะๆ เพื่อโชว์….

เคล็ดลับข้อที่ 5

เวลาคือเงิน เป็นความจริงในโลกปัจจุบัน ไม่มีใครต้องการมานั่งเสียเวลาฟังการนำเสนอที่ไม่มีแก่นสารอะไร ใช้ภาพ แผนภาพและแผนภูมิเพื่อเน้นย้ำเฉพาะจุดสำคัญของการนำเสนอเท่านั้น ซึ่งช่วยสร้างจังหวะพักที่ดีให้กับการนำเสนอและสื่อที่ใช้นอกเหนือจากตัว อักษร และเมื่อใช้อย่างถูกที่ ถูกเวลา ยังช่วยยกระดับการนำเสนอด้วยการพูดของคุณให้น่าสนใจขึ้นอีก

6. เลือกฟอนต์แบบห่วยๆ

นอกจากจะตัวเล็กแล้ว ยังไปเลือกฟอนต์แบบลายมือ เล่นหางซะหยดย้อย คงยอดเยี่ยมแน่ๆ ถ้าผู้ฟังของคุณนั่งห่างจากจอภาพแค่ 18 นิ้ว แต่เพราะนั่นคุณลืมนึกถึงสุภาพสตรีที่นั่งห่างออกไปหลังห้องกว่า 20 เมตร ซึ่งอ่านฟอนต์แบบนี้ไม่ออกเลย

เคล็ดลับข้อที่ 6

จำไว้ว่าควรเลือกใช้ฟอนต์ที่อ่านง่ายอย่าง Arial หรือ Times New Roman สำหรับภาษาอังกฤษ และเลือกฟอนต์อย่าง EucrosiaUPC, FreesiaUPC หรือ LilyUPC หลีกเลี่ยงการใช้ฟอนต์แบบลายมือซึ่งยากที่จะอ่านออกบนจอภาพ และไม่ควรใช้ฟอนต์ประกอบกันในสไลด์เกิน 2 แบบ โดยแบบแรกใช้กับหัวเรื่อง (Title) ส่วนอีกแบบใช้กับข้อความเนื้อเรื่อง และขนาดไม่ควรเล็กกว่า 30 pt เพื่อให้ผู้ชมงานที่นั่งด้านหลังมองเห็นได้ด้วยเช่นกัน

7. แม่แบบงานนำเสนอดีเยี่ยม เมื่อใช้อย่างถูกต้อง

ถ้าคุณเคยได้ยินว่าสีฟ้าเป็นสีที่ดีสำหรับแม่แบบงานนำเสนอ บังเอิญเจอแม่แบบงานนำเสนอแสนสวยในอินเทอร์เน็ตที่เป็นรูปวิวชายหาด น้ำคือสีฟ้าใช่ไหม? โชคร้ายจังเลย ที่งานนำเสนอของคุณกลายเป็นเครื่องมือชิ้นใหม่ชั้นเยี่ยมที่ถูกนำไปแสดงใน งานประชุมช่างไม้แทน

เคล็ดลับข้อที่ 7

เลือกแม่แบบ (Template) งานนำเสนอซึ่งเหมาะสมกับกลุ่มผู้ชม สะอาดและแบบที่ตรงไปตรงมาเหมาะมากสำหรับการนำเสนองานเชิงธุรกิจ สำหรับกลุ่มเด็กๆ ก็เหมาะกับงานนำเสนอที่เป็นสีสันฉูดฉาดและมีรูปร่างที่หลากหลาย

8. มีเท่าไหร่ใส่เข้าไปให้หมด…!!!

การไปเที่ยวพักร้อนของคุณช่างสุดวิเศษ คุณเลยถ่ายภาพสวยๆ มาอวดเพื่อนๆ กว่า 500 ภาพ กลับมาทำเป็นอัลบั้มสวยงาม หวังว่าเพื่อนๆ คุณจะประทับใจกับทริปของคุณแน่นอน แต่หลังจากผ่านไป 100 สไลด์แรก คงมีเสียงกรนจากเพื่อนของคุณดังขึ้นมาแน่ๆ

เคล็ดลับข้อที่ 8

ทำให้มั่นใจว่าผู้ชมงานของคุณโฟกัสอยู่ที่งานของคุณด้วยการจำกัดจำนวน สไลด์ให้น้อยที่สุดเท่าที่จำเป็น ประมาณ 10-12 ไสลด์ (ที่สุดเจ๋ง) ก็เพียงพอแล้ว

9. ซูม ซูม – ใส่แอนิเมชั่นสุดหวือหวา

คุณอาจมองว่า การเลือกใช้ภาพแอนิเมชั่นและเอฟเฟคเสียงนี่มันสุดเจ๋งจริงๆ และคุณก็ใช้ในงานนำเสนอของคุณมากกว่า 85% โดยหวังว่าจะประทับใจผู้ชมงานด้วยความสามารถพิเศษแบบนี้ แต่บางทีมันก็มีข้อยกเว้น เพราะผู้ชมงานของคุณอาจจะไม่รู้ว่าต้องมองไปที่จุดไหนในงานนำเสนอของคุณ และท้ายที่สุดก็ลืมไปว่าคุณกำลังเสนออะไรอยู่ด้วยซ้ำไป

เคล็ดลับข้อที่ 9

ภาพเคลื่อนไหวแอนิเมชั่นและเอฟเฟคเสียง ถ้าใช้ให้ดีก็มีประโยชน์ ช่วยดึงดูดความสนใจได้สุดๆ แต่อย่าใช้มันเพื่อทำให้ผู้ชมของคุณสมาธิหลุดไปจากเนื้อหาซะก่อน เพราะใช้ของดีๆ เหล่านี้มากเกินไป ออกแบบงานนำเสนอของคุณด้วยแนวความคิดที่ว่า “น้อยแต่มาก Less is more” อย่าปล่อยให้ผู้ชมงานของคุณสับสนด้วยการใช้แอนิเมชั่นแบบมากเกินขนาด

10. เลือกใช้สีสันฉูดฉาดแบบลูกกวาด

คุณผู้สร้างงานนำเสนอคงชอบแบบนี้แน่ (ถึงได้ทำออกมาไง?) แต่ไม่ใช่ในมุมมองของผู้ชมที่นั่งอยู่ตรงหน้า ควรหลีกเลี่ยงการจับคู่สีที่แปลกประหลาด อย่างเช่น จับคู่สีส้มกับสีฟ้า สีเขียวกับสีแดง เอาง่ายๆ สีตรงข้ามในวงล้อของสีที่เราเรียนศิลปะนั่นแหละ

เคล็ดลับข้อที่ 10

ความเข้มสีที่เหมาะสมกับพื้นหลังเป็นสิ่งจำเป็นที่ทำให้อ่านข้อความของคุณได้ง่าย

• ข้อความสีเข้มบนพื้นสีอ่อน เป็นตัวเลือกที่ดีที่สุด เลือกใช้สีโทนสีเบจหรือสีพื้นหลังแบบอ่อน ซึ่งช่วยให้สายตารับภาพได้ดีกว่าการใช้สีขาวล้วน การใช้พื้นหลังสีเข้มก็เหมาะกับการใช้สีตัวอักษรที่อ่อนเช่นกัน
• การเลือกใช้พื้นหลังแบบมีลวดลายทำให้อ่านข้อความได้ยาก
• เลือกโทนสีให้สอดคล้องกัน

อ้างอิง

ธิติมา ไชยมงคล, “10 คุณสมบัติของผู้ที่ประสบความสำเร็จในการนำเสนอ”, https://www.researcherthailand.co.th สืบค้นวันที่ 28 พ.ย. 2564

กฤติยา พลหาญ, “บทที่ 13 : การนำเสนอที่ดี”, http://www.krukikz.com/ สืบค้นวันที่ 28 พ.ย. 2564

บริติช เคานซิล, “จะเป็นผู้นำเสนอที่โดดเด่นต้องมีคุณสมบัติอย่างไรบ้าง”, https://www.britishcouncil.or.th/ สืบค้นวันที่ 28 พ.ย. 2564

dcbsdcon.org, “หลักการนำเสนองานที่ดีเป็นอย่างไร”, https://www.dcbsdcon.org/ สืบค้นวันที่ 28 พ.ย. 2564

อินทัช โฮลดิ้งส์ จำกัด, “เทคนิคการวาดภาพสำหรับมือใหม่ ตอนที่ 4 ทฤษฎีของสี วงล้อสี”, https://www.intouchstation.com/ สืบค้นวันที่ 28 พ.ย. 2564

• Facebook
• Twitter
• Line