ประยุกต์ใช้ตาราง กราฟ และผังองค์กร

ใน Microsoft PowerPoint สามารถแทรกกราฟและแผนภูมิข้อมูลชนิดต่าง ๆ เช่น แผนภูมิคอลัมน์ กราฟเส้นตรง แผนภูมิวงกลม แผนภูมิแท่ง กราฟพื้นที่ กราฟการกระจาย แผนภูมิหุ้น แผนภูมิพื้นผิว แผนภูมิโดนัท กราฟฟอง และกราฟเรดาร์ เป็นต้น

Insert Table คือการสร้างตารางลงไปในสไลด์ที่เราต้องการ สร้างสไลด์ใหม่ (New Slide) โดยสามารถสร้าง Table ได้ 2 วิธี ดังนี้

          วิธีที่ 1 คลิกที่ Ribbon Tab INSERT เลือก Table จะแสดงตารางดังรูป สามารถใช้เมาส์ลากที่ตารางทั้งตารางแนวตั้งและแนวนอน ตามจำนวนที่ต้องการ ส่วนเลือกไว้จะแสดงเป็นสี่เหลี่ยมสีส้ม

          วิธีที่ 2 เมื่อสร้างสไลด์ใหม่เสร็จแล้วที่สไลด์จะแสดง icon จำนวน 8 Ribbon ที่ Quick Ribbon เมื่อนำเมาส์ไปคลิกที่รูปตารางจะแสดงหน้าต่าง Insert Table สำหรับใส่จำนวน columns (ตารางแนวตั้ง) และ rows (ตารางแนวนอน) เพื่อกำหนดจำนวนตารางที่เราต้องการสร้าง

          Insert Rows & Columns คือการแทรกตารางลงในตารางที่ได้สร้างไว้ สามารถแทรกตารางได้ทั้งตารางแนวตั้งและแนวนอน โดยคลิกที่ตารางจนเกิดเส้นทึบมี่รูปสี่เหลี่ยมรอบตาราง แล้วคลิกเมาส์ขวา จะปรากฏ Ribbon ที่ใช้ในการจัดการตาราง เลือก Insert จะแสดงรูปแบบการแทรกตาราง รูปแบบ 4 ให้เลือกใช้งาน
– Insert Columns to the Left การแทรกตารางแนวตั้งด้านซ้าย
– Insert Columns to the Right การแทรกตารางแนวตั้งด้านขวา
– Insert Columns to the Above การแทรกตารางแนวนอนด้านบน
– Insert Columns to the Below การแทรกตารางแนวนอนด้านล่าง

          Draw Table คือการวาดตารางเพิ่มลงในตารางที่ได้สร้างไว้แล้ว สามารถวาดได้ทั้งตารางแนวตั้งและแนวนอน การวาดตารางคลิก Ribbon Table INSERT เลือก Ribbon Table เลือก Draw Table (การวาดตารางด้วยตนเอง) โปรแกรมจะเปลี่ยนจาก Pointer เป็นรูปดินสอ จากนั้นเลื่อนดินสอมาที่ตารางที่สร้างไว้คลิกเมาส์แล้วลากจะเกิดเส้นประแสดงให้เห็นตำแหน่งของตารางที่วาดเมื่อปล่อยเมาส์ ตารางที่วาดจะเพิ่มลงในตารางที่สร้างไว้

          Eraser คือการลบเส้นตาราง สามารถลบตารางได้โดยคลิก Ribbon Tab DESIGN เลือก Ribbon Eraserโปรแกรมจะเปลี่ยน Pointer เป็นรูปยางลบสีขาว เมื่อคลิกยางลบไปที่ตำแหน่งเส้นตารางที่ต้องการลบ จะทำให้เส้นตารางตำแหน่งดังกล่าวหายไป

          หากต้องการลบตารางในแนวตั้ง แนวนอน หรือลบทั้งตาราง สามารถทำได้โดยลากเมาส์คลุมตารางตำแหน่งที่ต้องการลบและตารางที่เลือกไว้จะเป็นสีเทา คลิกเมาส์ขวาจะปรากฏ Ribbon ที่ใช้ในการปรับแต่งตาราง แล้วคลิก Ribbon Delete จะปรากฏคำสั่งที่ลบตารางให้เลือก 3 รูปแบบ
– Delete Columns การลบตารางแนวตั้ง
– Delete Rows การลบตารางแนวนอน
– Delete Table การลบตารางทั้งหมด

การสร้างกราฟและแก้ไขข้อมูลใน Excel

          การสร้างแผนภูมิลงในสไลน์งานนำเสนอ โดยโปรแกรมจะสร้างไฟล์เอกสาร Excel  และบันทึกไฟล์ไว้ให้อัตโนมัติ เมื่อมีการปรับแก้ไขข้อมูลใน Excel ด้วย PowerPoint กราฟที่สร้างไว้จะเปลี่ยนข้อมูลตามแบบข้อมูลใน Excel
          การสร้างแผนภูมิสามารถทำโดย สร้าง Chart จาก Ribbon Tab INSERT เลือก Ribbon Chart จะแสดงรูปแบบ Chart ต่างๆ ให้เลือกใช้งาน แล้วเลือกรูปแบบ Chart ที่ต้องการ พร้อมกับปรากฏไฟล์ Excel เพื่อใส่ข้อมูลต่างๆ ในตาราง (Chart) และจะแสดงตามลักษณะที่ได้เลือกรูปแบบไว้

          การเปลี่ยนแปลงสีของแท่ง Chart สามารถทำได้โดยคลิกที่แท่ง Chart ที่ต้องการเปลี่ยนสี ซึ่งการเปลี่ยนสีของแท่ง Chart มีลักษณะการทำงานคล้ายรูปแบบพื้นหลัง สามารถเลือกใช้รูปแบบของสีได้ตามต้องการ

การใช้งาน SmartArt Graphic

          Smart Art Graphic คือ การสร้างข้อมูลแบบกราฟิก และความคิดของคุณแบบเป็นภาพ สามารถสร้างกราฟิก SmartArt โดยเลือกจากเค้าโครงต่างๆ เพื่อให้การสื่อสารเป็นไปอย่างรวดเร็ว ง่ายดาย และมีประสิทธิภาพ Smart Art Graphic จะอยู่ในเมนู Insert สังเกตไอคอน SmartArt เมื่อเราจะกดเข้าไปแสดงรูปแบบ Smart Art ในรูปแบบต่างๆ ดังภาพ

ประเภทของ SmartArt

– List (รายการ) แสดงกลุ่มข้อมูลที่เป็นลำดับหรือไม่เป็นลำดับ โดยการจัดกลุ่มหลักและกลุ่มย่อย จะได้ข้อมูลและรูปภาพ

– Process (กระบวนการ) แสดงกระบวนการทำงานแบบเป็นทิศทาง เช่น ตามเส้นเวลา ตามลำดับในงานกระบวนการไปยังผลลัพธ์ ความสัมพันธ์ระหว่างกลุ่มข้อมูล

– Cycle (วงกลม) แสดงข้อมูลตามลำดับหรือขั้นตอนงาน ในแนววงกลม เพื่อแสดงความสัมพันธ์ต่อความคิดหลักในรูปแบบวงกลม

– Hierarchy (ลำดับชั้น) เป็นการแสดงความสัมพันธ์แบบลำดับชั้น มีแบบจากบนลงล่าง หรือแบบลำดับชั้นจะใช้กับกลุ่มหรือข้อมูลรายแบบ เช่น การแสดงแผนผังองค์กรเป็นต้น

– Relationship (ความสัมพันธ์) เป็นการแสดงความสัมพันธ์ ที่มีแนวคิด แบบตรงกันข้าม แนวคิดที่เชื่อมโยงกันหรือเป็นวงจร

– Matrix แสดงความสัมพันธ์ของส่วนประกอบ ที่แยกออกมากับส่วนประกอบทั้งหมดในแนวทาง ที่มีหัวข้อย่อยเพียง 4 หัวข้อเท่านั้น

– Pyramid ใช้แสดงตามสัดส่วนความสัมพันธ์ที่เชื่อมโยงกัน หรือความสัพพันธ์ตามลำดับ โดยแบ่งเป็นชั้นต่างๆจากบนลงล่าง จากล่างขึ้นบน

– Picture เป็นรูปแบบที่ใช้รูปแบบรูปภาพและใช้ข้อความอธิบายภาพ หรือใช้รูปภาพประกอบความสัมพันธ์

อ้างอิง
งานพัฒนาสื่อผสมกองเทคโนโลยีสารสนเทศ มหาวิทยาลัยมหิดล “เทคนิคการสร้าง Presentations PowerPoint 2013 อย่างมืออาชีพ” สืบค้นเมื่อวันที่ 1 ธันวาคม 2564

• Facebook
• Twitter
• Line