ในการดำเนินการต่าง จำเป็นต้องอาศัยข้อมูมาประกอบการตัดสินใจ ดั่งนั้น ในการทำงานต่างๆ จะต้องมีการรวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้องมาใช้งานด้วย และอาจนำเทคโนโลยีมาช่วยในการจัดการข้อมูลเพื่อให้ได้ข้อมูลารสนเทศที่ทันสมัย
การรวบรวมข้อมูล เป็นขั้นตอนสำคัญที่สุดของการจัดการข้อมูลและสารสนเทศ ดังนั้น ผู้ใช้งานข้อมูลจึงควรมีความเข้าใจเกี่ยวกับลักษณะและประเภทของข้อมูลตลอดจนวิธีการรวบรวมข้อมูล โดยเมื่อพิจารณาถึงประเภทข้อมูลตามแหล่งที่มาสามารถแบ่งได้เป็น 2 กลุ่ม ได้แก่ ข้อมูลปฐมภูมิและข้อมูลทุติยภูมิ
- ข้อมูลปฐมภูมิ (primary data) คือ ข้อมูลที่ได้จากแหล่งกำเนิดข้อมูลหรือจุดเริ่มต้นของข้อมูล เช่น ข้อมูลจากการทดลอง
- ข้อมูลทุติยภูมิ (secondary data) คือ ข้อมูลที่ไม่ได้มาจากแหล่งกำเนิดโดยตรง มาจากการอ้างอิงข้อมูลปฐมภูมิ เช่น บทความ เอกสารต่าง ๆ
ส่วนใหญ่นักเรียนจะใช้ข้อมูลทุติยภูมิ เพราะเป็นข้อมูลที่รวบรวมมาแล้ว สืบค้นได้ง่าย แต่สิ่งสำคัญในการที่จะใช้ข้อมูลทุติยภูมิคือ การตรวจสอบความถูกต้องและแหล่งที่มาอย่างละเอียด เพราะข้อมูลเหล่านี้ถูกส่งต่อกันมาอาจทำให้มีความคลาดเคลื่อน หรือถูกบิดเบือน
การรวบรวมข้อมูล
คือ การนำข้อมูลจากแหล่งข้อมูลต่างๆ มารวมกันไว้ในรูปแบบที่เหมาะสม ด้วยวิธีต่างๆ ดังนี้
1. การสังเกต หมายถึง การค้นหาข้อมูลด้วยตนเองโดยตรง เช่น การสังเกตเหตุการณ์ต่างๆ ในชีวิตประจำวัน
2. การสัมภาษณ์หรือการสอบถาม หมายถึง การรวบรวมข้อมูลจากคนอื่นโดยผู้ถามใช้คำพูดในการถามและผู้ตอบใช้คำพูดในการตอบ
3. การตอบแบบสอบถาม หมายถึง แบบรายการคำถามที่ทำให้ผู้อื่นเขียนคำตอบลงในแบบสอบถามของผู้ถาม
4. การศึกษาค้นคว้าจากเอกสารหรือแหล่งที่เก็บข้อมูล เช่น หนังสือพิมพ์ วารสาร คอมพิวเตอร์ ที่บันทึกภาพ แถบบันทึกเสียง
สิ่งที่ต้องคำนึงในการรวบรวมข้อมูล
1. ความเกี่ยวข้อง (relevance) เช่น ข้อมูลที่ใช้ประกอบการเดินทางไปเที่ยว อาจประกอบด้วย แหล่งท่องเที่ยว เวลาเปิด-ปิด ระยะทาง วิธีการเดินทาง สภาพภูมิอากาศ
2.ความถูกต้อง (accuracy) เช่น คะแนนสอบของนักเรียนทุกคนต้องถูกต้อง
3.ความทันสมัย (timeliness) เช่น ข้อมูลสิ้นสุดวันส่งงาน ควรเป็นวันที่ในอนาคต ไม่ใช่วันที่ผ่านมาแล้ว
การสรุปผลข้อมูลที่รวบรวมไว้แล้วทำได้โดยการนำข้อมูลมาจัดกระทำโดยวิธีใดวิธีหนึ่งเช่นการบันทึกลงตารางเพื่อเปรียบเทียบและเรียงลำดับข้อมูลโดยข้อมูลที่ผ่านกระบวนการจัดกระทำแล้วได้ผลลัพธ์ที่สามารถนำไปใช้ประโยชน์ได้ เรียกว่า สารสนเทศ ซึ่งการนำเอาสารสนเทศสามารถทำได้หลายลักษณะเช่นการพูดรายงานการจัดป้ายนิเทศ
อ้างอิง
“การรวบรวมและการรักษาแหล่งข้อมูล” จากเว็บไซต์ https://sites.google.com/site/basiccomputer25600259/kar-rwbrwm-laea-kar-raksa-haelng-khxmul สืบค้น เมื่อวันที่ 28 ธันวาคม 2562
