การจัดการข้อมูลด้วย excel

แผนภูมิ (Chart) แผนภูมิหรือ Chart เป็นการนำข้อมูลตัวเลขมาแสดงเป็นภาพ ทำให้เรามองเห็นภาพรวมของข้อมูลได้ ชัดเจนขึ้น เข้าใจลักษณะของข้อมูลได้ง่ายขึ้น เราสามารถสร้าง Chart ได้ทั้งจากคําสั่งบน Insert Ribbon และจาก Quick Analysis ก่อนจะสร้าง Chart หากข้อมูลของเราไม่ได้เป็น Table เราควรจะเลือก Range ของข้อมูลทั้งหมดที่จะใช้สร้าง Chart เสียก่อน เพื่อให้Excel วิเคราะห์และนําเสนอรูปแบบของ Chart ที่เหมาะสมกับข้อมูลของเรา  การสร้างแผนภูมิในโปรแกรม Excel การสร้างแผนภูมิในโปรแกรม Excel ส่วนใหญ่จะเป็นข้อมูลเกี่ยวกับตัวเลข สามารถสร้างแผนภูมิได้จากเมนู Insert แล้วเลือก charts 

ฐานข้อมูล ฐานข้อมูล คือกลุ่มของข้อมูลที่มีความสัมพันธ์กัน นำมาเก็บรวบรวมเข้าไว้ด้วยกันอย่างมีระบบ และข้อมูลที่ประกอบกันนั้น จะต้องตรงตามวัตถุประสงค์ของการใช้งาน เช่น ข้อมูลการให้บริการของฝ่ายทะเบียนนักเรียน ซึ่งฐานข้อมูลที่ดีนั้น จะต้องเรียกใช้ข้อมูลได้สะดวก เรคคอร์ดไม่ซ้ำซ้อนกัน และสามารถนำไปใช้งานอื่นต่อไปได้ เช่น การนำเสนอข้อมูลเพื่อประกอบการพิจารณา เป็นต้น  ฐานข้อมูลเปรียบเสมือนตู้เก็บเอกสาร ซึ่งคือ Hard Disk ของคอมพิวเตอร์ ฯลฯ ในตู้เอกสารจะมีแฟ้ม เอกสารเก็บแยกข้อมูลแต่ละเรื่องไว้ ซึ่งก็คือแฟ้มข้อมูล (file) นั่นเอง แต่ละแฟ้มข้อมูลอาจมีความเกี่ยวข้องกันหรือไม่เกี่ยวข้องก็ได้ ในแฟ้มจะประกอบไปด้วย รายการของข้อมูล (record) มากมาย...

การคำนวณโดยใช้ฟังก์ชัน การใช้ฟังก์ชันในการหาผมรวม (Sum)ถ้าต้องการหาผลรวมของตัวเลขหลายๆ ตำแหน่ง สามารถใช้ฟังก์ชันของการหาผลรวมเข้ามาช่วยในการ คำนวณได้ ดังนี้ 1. เลือกเซลล์ที่ต้องการแสดงผลลัพธ์ ที่เมนู Formulas หรือเลือกใช้ปุ่มฟังก์ชัน เลือกเครื่องมือ Sum

การคำนาณ การใส่สูตรคำนวณปกตินั้นสามารถใส่ลงในเซลล์ที่ต้องการแสดงผลลัพธ์ได้เลย โดยพิมพ์เครื่องหมาย = แล้วตามด้วยรูปแบบการคำนวณลงในเซลล์นั้น จากตัวอย่างนี้ ตำแหน่งเซลล์อยู่ที่ E3 1. พิมพ์เครื่องหมาย = แล้วตามด้วยตำแหน่งเซลล์ เช่น =B3*C3*D3 เสร็จแล้วกดปุ่มEnter 2. ที่เซลล์ E3 จะแสดงผลลัพธ์ และที่ Formula bar จะแสดงสูตรคำนวณที่กำหนดไว้  ชนิดของการคำนวณ

การจัดรูปแบบข้อความ (Format)  การจัดข้อความสามารถทำได้โดยการใช้เครื่องมือบนแถบริบบอน ในกลุ่มเมนู Home ซึ่งมีกลุ่มย่อยประกอบด้วย แบบอักษร (Font) การจัดแนว (Alignment) ตัวเลข (Number) ลักษณะ(Styles) เซลล์ (Calls) และการแก้ไข (Editing) การกำหนดรูปแบบของข้อความในเซลล์บางอย่าง ไม่สามารถทำได้เมื่ออยู่ในสถานะป้อนค่าต่างๆ หรือ แก้ไข ซึ่งสังเกตได้จากแถบสถานะข้างล่างจะมีสถานะเป็น Enter หรือลักษณะกรอบล้อมรอบเซลล์ที่เป็นเส้นสีล้อมรอบ หรือเคอร์เซอร์ที่กำลังกระพริบพร้อมรับการพิมพ์ การออกจากสถานะป้อนค่า หรือ แก้ไข ทำได้โดยการกดแป้น Enter หรือกด Ctrl...

การป้อนข้อมูลลงเซลล์ ข้อมูลในเซลล์ มีทั้งตัวเลขและตัวอักษร ตัวเลขสามารถนำไปคำนวณค่าต่าง ๆ ได้ โดยการระบุตำแหน่ง ของตัวเลข โดยปกติตัวเลขจะจัดชิดขวาของเซลล์ ส่วนข้อความหรือตัวอักษรจะจัดชิดซ้าย ในกรณีที่มีทั้งข้อความและตัวเลขภายในเซลล์เดียวกัน Excel จะถือว่าเป็นข้อความ ไม่สามารถนำไปคำนวณได้ การป้อนข้อมูลลงในเซลล์ทำได้ ดังนี้  1. นำเคอร์เซอร์ไปที่เซลล์ที่ต้องการแล้วคลิก 1 ครั้ง  2. พิมพ์ข้อความลงในเซลล์ที่เลือก ถ้าพิมพ์ผิด ให้กดปุ่ม Backspace เพื่อลบทีละตัวอักษร แล้วพิมพ์ใหม่ 3. พิมพ์เสร็จแล้ว กดปุ่ม Enter

โปรแกรมตารางงาน หรือโปรแกรมสเปรดชีต (SpreadSheet) หรือตารางคำนวณ เป็นโปรแกรมที่อำนวยความสะดวกในการทำงานเกี่ยวกับการคำนวณข้อมูล แสดงข้อมูลในลักษณะที่เป็นคอลัมน์หรือเป็นช่องตาราง ซึ่งเราสามารถบันทึกข้อมูลต่างๆ โดยส่วนมากมักจะเป็นตัวเลขลงในตารางสี่เหลี่ยมที่แบ่งออกเป็นช่องเล็กๆ มากมายเรียกว่าเซลล์ (Cell) พร้อมทั้งสามารถใส่สูตรลงในเซลล์บางเซลล์เพื่อให้โปรแกรมทำการคำนวณหาผลลัพธ์จากข้อมูลที่บันทึกลงไป โปรแกรมที่มีการทำงานในลักษณะนี้มีอยู่หลายโปรแกรม อาทิ Microsoft Excel, Google Sheets, LibreOffice Calc โปรแกรม Microsoft Excel เป็นโปรแกรมหนึ่งที่อยู่ในชุด Microsoft Office มีจุดเด่นในด้านการคํานวณเกี่ยวกับตัวเลข โดยการทำงานของโปรแกรมจะใช้ตารางตามแนวนอน (Row) และแนวตั้ง (Column) เป็นหลัก