การจัดรูปแบบชนิดของข้อมูล

การจัดรูปแบบข้อความ (Format) 

การจัดข้อความสามารถทำได้โดยการใช้เครื่องมือที่แถบด้านบน ซึ่งมีเครื่องมือหลัก ๆ ที่ใช้ในการจัดรูปแบบอักษร (Font) การจัดแนว (Alignment) ลักษณะ(Styles) ตัวหนา ตัวเอง เป็นต้น

การกำหนดรูปแบบของข้อความในเซลล์บางอย่าง ไม่สามารถทำได้เมื่ออยู่ในสถานะป้อนค่าต่างๆ หรือ แก้ไข ซึ่งสังเกตได้จากแถบสถานะข้างล่างจะมีสถานะเป็น Enterหรือลักษณะกรอบล้อมรอบเซลล์ที่เป็นเส้นสีล้อมรอบ หรือเคอร์เซอร์ที่กำลังกระพริบพร้อมรับการพิมพ์

การออกจากสถานะป้อนค่า หรือ แก้ไข ทำได้โดยการกดแป้น Enter หรือกดCtrl + Enter หรือคลิกที่เครื่องหมายถูก หน้าแถบสูตร 

หลักการในการกำหนดรูปแบบข้อความ คือการเปลี่ยนรูปแบบของเซลล์ ดังนั้น เมื่อต้องการเปลี่ยน ลักษณะของข้อความ จึงต้องเลือกเซลล์ที่ข้อความนั้น ๆ เสียก่อน จากนั้นจึงกำหนดลักษณะให้เป็นไปตามที่ กำหนด 

การจัดรูปแบบและลักษณะตัวอักษร

ในแถบเครื่องมือด้านบนเป็นที่รวมเครื่องมือเกี่ยวกับการกำหนดตัวอักษร เช่น Fonts ลักษณะตัวหนา ตัวเอียง ขนาด และสี เป็นต้น มีวิธีการใช้งาน ดังนี้ 

1. พิมพ์ข้อความในเซลล์ที่ต้องการจัดรูปแบบ 

2. กดปุ่ม Enter บนคีย์บอร์ดเพื่อออกจากสถานะป้อนข้อมูล

3. ในแถบเครื่องมือด้านบนคลิกเลือกรูปแบบที่ต้องการ สามารถกำหนดสี ขนาด ตัวหนา ตัวเอียงได้ สามารถเลือกให้มีลักษณะหลาย ๆ อย่างได้ เช่น ตัวหนาและเอียง เป็นต้น 

ตัวอย่าง

1. พิมพ์คาว่า ครูไอที ในตำแหน่งเซลล์ A1 และกดปุ่ม Enter บนแป้นพิมพ์คีย์บอร์ด 

2. กำหนดลักษณะตัวอักษร เป็นชนิด Sarabun ขนาด 28 ตัวหนา ขีดเส้นใต้ และสีส้ม 

การจัดแนวด้วยเครื่องมือบนแถบเครื่องมือ

ในแถบเครื่องมือด้านบนมีกลุ่มการจัดแนวสำหรับจัดตำแหน่งข้อความ (Alignment) เช่น ชิดบน กึ่งกลาง ชิดล่าง ชิดซ้าย ชิดขวา การตัดคำ เป็นต้น 

การจัดกึ่งกลาง (Center)

1. คลิกที่ตำแหน่งเซลล์ที่ต้องการ

2. แถบเครื่องมือด้านบนคลิกปุ่มคำสั่งตามต้องการ เช่น คลิกปุ่มจัดตรงกลาง คลิกปุ่มกึ่งกลาง และคลิกปุ่มการวางแนว 

การวางแนว (Orientation)

ใช้ในกรณีที่ต้องการจัดทิศทางหรือแนวในการแสดงข้อมูลภายในเซลล์ สามารถทำได้โดยใช้เครื่องมือวางแนว (สัญลักษณ์เป็นรูป A มีลูกศรซ้ายไปขวา) แล้วเลือกเครื่องมือตามต้องการ

การตัดคำ (Wrap Text)

ใช้ในกรณีที่ข้อมูลในเซลล์ยาวเกินขอบเขตที่เซลล์จะแสดงได้ โดยการทำให้เซลล์สามารถแสดงข้อมูลได้หลายบรรทัด วิธีการคือเลือกเซลล์ที่ต้องการ แล้วใช้เครื่องมือ Warp Text

การผสานเซลล์ (Merge & Center)

ใช้ในการผสานช่องเซลล์ให้มีขนาดใหญ่ขึ้นโดยการนำหลาย ๆ เซลล์มารวมกัน สามารถผสานได้ทั้งแถวและคอลัมน์ วิธีการคือเลือกเซลล์ที่ต้องการ (2 เซลล์ขึ้นไป) แล้วใช้เครื่องมือ Merge & Center

การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข 

เมื่อต้องการกำหนดเงื่อนไขในการจัดรูปแบบข้อมูล เช่น นักเรียนที่ได้เกรด 0 ให้เซลล์เป็นสีแดง สามารถทำได้โดย

1. เลือกช่วงของข้อมูลที่ต้องการ 

2. เลือกเครื่องมือ “รูปแบบ” ในแถบเครื่องมือด้านบน เลือก “การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข”

3. เลือก “จัดรูปแบบเซลล์หาก…” เช่น ในตัวอย่างเลือกเป็น “ข้อความคือ”

4. ช่องถัดมาใส่เงื่อนไข เช่น ในตัวอย่างเลือกเป็น “0”

5. จัดรูปแบบตามต้องการ เช่น ตัวหนา ตัวเอียง ขีดเส้นใต้ และอื่น ๆ 

6. เพียงเท่านี้ ก็สามารถจัดรูปแบบตามเงื่อนไขได้แล้ว